ビジネスメールを送るときに使える英語の挨拶表現を纏めてみました。
備忘録としてご活用ください。
「〜の件での問い合わせです。」
ビジネスでメールを送る場合、「何のためのメールなのか？」をはっきりさせる必要があります。
タイトルや冒頭で使える表現には、次のようなものがあります。
- I’m writing to inform…
- I’m writing to request…
取引先から荷物を受け取った時や同僚に会議の時間の詳細を送る時などに使えそうです。
- I’m writing to inform you about our meeting tomorrow.
「添付してます。」
PDFファイルなどの資料をメールに添付する時に使える表現は、次のようなものがあります。
- I’m attaching…
- I’ve attached…
- I’m enclosing…
今まさに送っている時は、“I’m attaching…” を、すでに送信が完了している時は
“I’ve attached…” を使います。
「〜して頂けますか？」
「〜できる？」を丁寧に言うには、”Could you please〜?” で表現することができます。
添付したファイルを「掲示板に貼ってもらえますか？」「印刷して配ってもらえますか？」となど言いたい時に使えます。
- Could you please post…
- Could you please distribute…
「連絡してください。」
相手に返信を求めたい時には、次のような表現が使えます。
顧客にサポートを行う時などに「分からないことなどあれば、お気軽に連絡してください。」と言う時にも使える表現です。
- Please contact me…
- Please call me if you need something.
- Please phone me if the product arrives.
「〜へのお誘いです。」
自社のパーティーやセミナーに社員や取引先にお誘いをかける時、次のような表現がおすすめです。
お客様をセールにお招きする時にも使うことができます。
- You’re cordially invited to…
- I’m pleased to invite you…
- Please join us…
「〜できて光栄です。」
「とても光栄に思います。」と言いたい時に使える表現です。
「御社と取引できて光栄です。」「セミナーに参加でき嬉しく思います。」
といった場面で使えそうですね。
- I would be delighted to…
- I’m happy to…
- I’d be honored to…
「私たちの会社の専門は◯◯です。」
自分の会社の専門分野を相手に説明する時には、次のような表現が使えます。
- We specialize in marketing…
- We specialize in publishing…
- We specialize in manufacturing…
- We specialize in online teaching…
「〜を送ってもらえますか？」
取引先企業の商品カタログなど、相手に何かを送って欲しい時には、次のように表現することができます。
- Will you send…?
- Please send…
- Would you please send me a copy of the document.
「確認お願いします。」
ミーティングのスケジュールや納期の確認メールを送る時には、以下のような表現が使えます。
- I can confirm that…
- This is to acknowledge…
- This is to confirm the schedule of the meeting.
まとめ
以上今回は、ビジネスで使える英語メールを紹介しました。うまく活用すれば、FacebookやLINEなどのSNSのメッセージにも応用できますよ。
よく使う表現は丸暗記して、パパッと打てるようになっておきたいところですね。
ぜひ参考にしてみて下さい。
専門家からのコメント
長島 咲織（Saori Nagashima）
現在フリーランスで英語から日本語への映像翻訳（字幕）、文書翻訳を行う。得意なジャンルはヒューマンドラマ、コメディ、ラブコメ、ドキュメンタリー、音楽、旅、グルメ、ヨーガ等、カルチャ―にまつわるもの。また企業の研修、会議、ニュースレターの翻訳や、観光サイト、アート系の翻訳なども手掛ける。日英の翻訳、写真やライティングも好きで、少しずつ活動の場を広げたいと活動中。
経歴：中学・高校（4年間）をカナダのトロントで過ごす。また20代にはアメリカのアトランタで大学に入り、社会学、スペイン語、人間学を学ぶ。広告代理店、留学斡旋代理店、大学秘書、翻訳会社、制作会社での勤務を経て、2011年よりフリーランスで翻訳の仕事をスタート。翻訳と共に、英語の内容チェック、校正、リライトなども行う。
＜コメント＞
英語のビジネスメールを書くときには、日本語の頭のスイッチを切り替えて書いている気がします。
英文のメールを読むと「お疲れ様です」、「どうぞよろしくお願いいたします」というようなフレーズは出てきません。また気を遣いすぎたり、謙遜しすぎたり、遠回しな言い方も避けます。
言いたいことは単刀直入に、できるだけポイントを絞って、より具体的に明確な文章で書くことが求められます。
ここにある例文はどれも日常的に使うものばかりなので、ひととおり覚えておけば、英文メールを書くハードルも随分下げられそうです。
あとは自戒も込めてですが、回数をこなし、相手のメールもよく読んで、使えそうなものは真似してみたりして、少しずつバリエーションを増やしていきましょう。
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