相手に失礼のないビジネスレターを送りたいときは、相手が瞬時に手紙の内容を理解できるように、決まった型に沿って作成することが大切です。
綺麗なビジネス文書が書けると、「この人、デキる！」と相手からの信頼を得ることにもつながります。
そこで今回は、フォーマルな英文レターの基本的な書き方を紹介します。英語でビジネスレターを書くときの参考にどうぞ！
photo by Sohel Parvez Haque
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基本的な英文ビジネスレターの構成要素
フォーマルな英語の手紙には、基本的に次の９つの要素で構成されています。
- レターヘッド（Letterhead）
- 日付（Date）
- 宛先（Inside Adress）
- 敬辞（Salutation）
- 表題（Subject）
- 本文（Body）
- 結び（Complimentary Close）
- 署名（Signature）
- その他
順番に説明していきます。
１. レターヘッド（Letterhead）
通常、ビジネスレターの最上部には、レターヘッドがあり、自社の商号やロゴ、電話・FAX・URL・Emailアドレスなどが記載されています。
このレターヘッドがあることで、正式な文章のイメージを与えることができます。1ページ目のみに記載します。
２. 日付（Date）
レターヘッドの下部に日付を明記します。ビジネスレターにおいて日付は重要な要素となるので、前後に１行あけて目立つようにします。
月を英語表記、日を数字表記で書きます。アメリカ式とイギリス式があり、アメリカ式は月から、イギリス式は日にちから表記します。
アメリカ式：May 15, 2015
イギリス式：15 May, 2015
３. 宛先（Inside Adress）
相手の宛先を記載します。封筒に書く宛名（Outside Address）と一致させるのが一般的です。
４. 敬辞（Salutation）
日本語の「◯◯様」「拝啓」「関係者各位」などにあたる部分です。フォーマルな場面では、「Dear Mr./Ms. 名字」で書くのが一般的。
５. 表題（Subject）
相手が一目見て何の手紙かわかるように、タイトルを記載します。「Subject：」と記して書くのが一般的です。返事のレターの場合は、「Re：」と記します。
アンダーラインや太字を使って、目立つように記載します。
６. 本文（Body）
本文を記載します。
段落を分けたり改行を使って、相手に見やすい手紙になるように配慮します。手紙が２ページ以上になる場合は、最終ページの本文が少なくとも４行以上になるようにレイアウトを調整します。
７. 結び（Complimentary Close）
日本語の「敬具」にあたる部分です。冒頭の単語は大文字で書き、最後はコンマで締めくくります。
フォーマルな場面では、「Sincerely」さえ覚えておけば問題ありませんが、「Yours」を付ける場合はイギリス式とアメリカ式の違いに注意しましょう。
・Yours Sincerely, → イギリス式
・Sincerely yours, → アメリカ式
８. 署名（Signature）
結びの言葉の下に、自筆でサインします。
サインだけでは、相手が自分の名前を読めない可能性があるので、サインの下に名前・役職・部署名などをタイプします。
また外国人にとって日本人の名前は、男性／女性の判断が難しいので、カッコ書きで（Mr. / Ms. ）を明記してあげるとより親切なレターになります。
９. その他
その他、同封物（Enclosure）の有無や、カーボンコピー（cc）、追伸（PS）を記載することがあります。
同封物（Enclosure / Attachment）
同封資料がある場合、その内容と枚数を明記します。
・Enclosure
・Enclosures
・Enc.
・Encls.
・1 Attachment
・Attachments (2)
カーボンコピー（cc）
他にも同じ手紙を受け取った人がいる場合、CCに続けて送った人の名前を記載します。無記名の場合は、bccとします。
・CC
・cc
・Copy to
追伸（PS）
書き漏らしがあった時や、追加で伝えたいことがある場合に用いられます。ビジネス文書で使用されることはほとんどありません。
・PS
・P.S.
まとめ
以上今回は、フォーマルな英文レターの基本的な書き方を紹介しました。
１. レターヘッド（Letterhead）
２. 日付（Date）
３. 宛先（Inside Adress）
４. 敬辞（Salutation）
５. 表題（Subject）
６. 本文（Body）
７. 結び（Complimentary Close）
８. 署名（Signature）
９. その他
ビジネスレターを書く際は、TPOを意識して、相手の立場に立った文章を書くことを心がけたいですね！
ぜひ参考にしてみてください。
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