ビジネスシーンに役立つ!フォーマルな英語の手紙の書き方

17262097861_4ccedda882_z

相手に失礼のないビジネスレターを送りたいときは、相手が瞬時に手紙の内容を理解できるように、決まった型に沿って作成することが大切です。

綺麗なビジネス文書が書けると、「この人、デキる!」と相手からの信頼を得ることにもつながります。

そこで今回は、フォーマルな英文レターの基本的な書き方を紹介します。英語でビジネスレターを書くときの参考にどうぞ!

photo by Sohel Parvez Haque

 

[ad#top]

 

基本的な英文ビジネスレターの構成要素

フォーマルな英語の手紙には、基本的に次の9つの要素で構成されています。

  1. レターヘッド(Letterhead)
  2. 日付(Date)
  3. 宛先(Inside Adress)
  4. 敬辞(Salutation)
  5. 表題(Subject)
  6. 本文(Body)
  7. 結び(Complimentary Close)
  8. 署名(Signature)
  9. その他

順番に説明していきます。

スクリーンショット_2015-05-10_18_05_29 2

 

1. レターヘッド(Letterhead)

通常、ビジネスレターの最上部には、レターヘッドがあり、自社の商号やロゴ、電話・FAX・URL・Emailアドレスなどが記載されています。

このレターヘッドがあることで、正式な文章のイメージを与えることができます。1ページ目のみに記載します。

 

2. 日付(Date)

レターヘッドの下部に日付を明記します。ビジネスレターにおいて日付は重要な要素となるので、前後に1行あけて目立つようにします。

月を英語表記、日を数字表記で書きます。アメリカ式とイギリス式があり、アメリカ式は月から、イギリス式は日にちから表記します。

アメリカ式:May 15, 2015
イギリス式:15 May, 2015

 

3. 宛先(Inside Adress)

相手の宛先を記載します。封筒に書く宛名(Outside Address)と一致させるのが一般的です。

→ 英語の手紙を確実に届ける!キレイで見やすい宛名の書き方

 

4. 敬辞(Salutation)

日本語の「◯◯様」「拝啓」「関係者各位」などにあたる部分です。フォーマルな場面では、「Dear Mr./Ms. 名字」で書くのが一般的。

→ コピペOK!英語の手紙の最初に使える書き出し例文まとめ

 

5. 表題(Subject)

相手が一目見て何の手紙かわかるように、タイトルを記載します。「Subject:」と記して書くのが一般的です。返事のレターの場合は、「Re:」と記します。

アンダーラインや太字を使って、目立つように記載します。

 

6. 本文(Body)

本文を記載します。

段落を分けたり改行を使って、相手に見やすい手紙になるように配慮します。手紙が2ページ以上になる場合は、最終ページの本文が少なくとも4行以上になるようにレイアウトを調整します。

 

7. 結び(Complimentary Close)

日本語の「敬具」にあたる部分です。冒頭の単語は大文字で書き、最後はコンマで締めくくります。

→ 英語の手紙の最後の締めに!結びで使える例文まとめ

フォーマルな場面では、「Sincerely」さえ覚えておけば問題ありませんが、「Yours」を付ける場合はイギリス式とアメリカ式の違いに注意しましょう。

・Yours Sincerely, → イギリス式
・Sincerely yours, → アメリカ式

 

8. 署名(Signature)

結びの言葉の下に、自筆でサインします。

サインだけでは、相手が自分の名前を読めない可能性があるので、サインの下に名前・役職・部署名などをタイプします。

また外国人にとって日本人の名前は、男性/女性の判断が難しいので、カッコ書きで(Mr. / Ms. )を明記してあげるとより親切なレターになります。

 

9. その他

その他、同封物(Enclosure)の有無や、カーボンコピー(cc)、追伸(PS)を記載することがあります。

同封物(Enclosure / Attachment)

同封資料がある場合、その内容と枚数を明記します。

・Enclosure
・Enclosures
・Enc.
・Encls.
・1 Attachment
・Attachments (2)

カーボンコピー(cc)

他にも同じ手紙を受け取った人がいる場合、CCに続けて送った人の名前を記載します。無記名の場合は、bccとします。

・CC
・cc
・Copy to

追伸(PS)

書き漏らしがあった時や、追加で伝えたいことがある場合に用いられます。ビジネス文書で使用されることはほとんどありません。

・PS
・P.S.

 

 

まとめ

以上今回は、フォーマルな英文レターの基本的な書き方を紹介しました。

1. レターヘッド(Letterhead)
2. 日付(Date)
3. 宛先(Inside Adress)
4. 敬辞(Salutation)
5. 表題(Subject)
6. 本文(Body)
7. 結び(Complimentary Close)
8. 署名(Signature)
9. その他

ビジネスレターを書く際は、TPOを意識して、相手の立場に立った文章を書くことを心がけたいですね!

ぜひ参考にしてみてください。

広告

コメント

この記事へのコメントはありません。

コメントする