上司や社長の代筆で海外のお客様などに手紙を出す場合、どのように書けば良いのでしょうか？
また、今後の連絡も自分が代行して受けたい場合はどのように表現するのが適切でしょうか？
調べてみました。
代筆で手紙を書くときの参考にしてみてください！
photo by Fabio Aro
先方に代筆であることを伝える表現
外資系企業などでは、秘書が上司や社長の代わりに手紙を代筆することは、ごく普通に行われています。
ですので、通常は文中に代筆で書いている旨の断りを入れる必要はありません。秘書が書いているということが分かれば良いのです。
秘書が書いているということを証明するには、手紙の署名欄に次のように表現すればOKです。最下部には上司の会社でのポジションを明記します。
（秘書：Megumi Endo、上司：Carlos Ghosnの場合）
・Megumi Endo
for Carlos Ghosn
CEO
・Megumi Endo
Secretary to Carlos Ghosn
CEO
また、もし手紙の冒頭に代筆であることを明記したい場合は、以下のように表記します。
・I’m writing this letter on behalf of Carlos Ghosn.
「カルロス・ゴーンの代理で手紙を書いています。」
・Carlos Ghosn requested me to write this letter.
「カルロス・ゴーンに頼まれ、代筆しています。」
・I am writing this letter for Carlos Ghosn.
「カルロス・ゴーンの代わりにこの手紙を書いています。」
自分に連絡をして欲しいとき
手紙に対しての問い合わせを、上司ではなく自分にして欲しいときは、手紙の最後に以下の表現を入れます。
・Please don’t hesitate to contact me if you have any questions.
「何かご不明な点があれば、お気軽にご連絡ください。」
そしてその下に、「Sincerely,」に続けて秘書の名前を書き、「Secretary to 上司の名前」と書き添えておけば、先方は全て理解してくれます。
例）
Please don’t hesitate to contact me if you have any questions.
Sincerely,
Megumi Endo
Secretary to Carlos Ghosn
CEO
まとめ
今回は、上司や社長の代筆で英語の手紙を書く時に使える表現を紹介しました。
海外のお客様の来社日時の確認や、上司のスケジュールの調整などで、秘書が上司の代わりに手紙を書く場面は多いです。
この記事が、少しでも仕事のお役に立てれば幸いです。
専門家からのコメント
秋元 敦子（Atsuko Akimoto）
関西外国語大学在学中、交換留学生としてユタ州立大学へ派遣留学。大学卒業後は大手英会話スクールの運営に携わり、その後、英語力を活かしたマーケティングの世界に興味を持ち外資系広報代理店に転職し15年間勤務しました。AE（アカウント・エグゼクティブ）からAS（アカウント・スーパーバイザー）としてクライアントの課題解決に向けたPRコンサルティング業務に従事。
プレスリリースをはじめとする広報資料全般の作成、取材対応や記者会見、プレス旅行などを含むメディアリレーション、危機管理対応、クライアントコンサルティング、年間広報プランの企画、予算管理等といった企業広報業務全般を行っていた経験あり。日常のクライアントコミュニケーションは英語で広報資料作成についても日英同時に実施した経験もあり。担当クライアントは多くの方に馴染みのある大手外資系企業ECサイトやスポーツメーカー、航空会社、ホテル等の一般消費者向けサービス。
現在は、沖縄在住２児の母として主婦の傍ら隙間時間でフリーランスライターとして活動中。
コメント
私は外資系の広報代理店で外国人の上司や海外のクライアントと長年働きましたので、代筆でメールや文章を書くということも多々ありました。
この記事にあるような表現や基本のフォーマットを覚えれば、ある程度英語力がある方であれば誰でも書けるようになります。
代筆は上司の意図を正確に理解し伝える責任を負っているということです。
まずは文章を作成する前に相手との関係について考えてみましょう。重要な取引先、同業のパートナー企業、社員への連絡事項等。これらを理解することでフォーマルレベルを使い分けてより適切な文章を作成することができます。
また、英語の文章作成ではビジネスレターに限らず始めに結論を明確にした上で理由を簡潔に説明するのが鉄則です。
自分が書いた手紙やメールを受け取った読み手の時間を大切にする気持ちも忘れないで下さい。
相手に無駄な時間を取らせない為にも、丁寧で読みやすくて簡潔、そして、こちらの意図が明確に伝わる文章作成を心がけたいですね。
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